なんとなく、漠然と、禁煙化推進団体に入っていませんか？
せっかく高い志をもって参加しているのですから、団体の活動が最大限効果が得られるように、あるいは足を引っ張ることのないよう、以下心がけるべきことを述べていきます。
まず、理解すべきこと
事務局の役割と大変さを理解してください！
一部を除き、殆どの禁煙化推進団体では、ボランティアで事務局をほぼ1人で担っており、非常に大変な想いをしています。
地域の禁煙化推進団体が成果を出せるのはボランティアの事務局が縁の下で支えているおかげです！
「事務局」に対し非常に横柄な態度をとる医師・歯科医師・薬剤師が多いですが、事務局の存在を軽視する団体は決してうまくいきません！
現実問題として多くの地域団体の事務局は、事務の一極集中と会員の心ない言動により疲弊しており、それが地域団体の円滑な活動へも影響をきたしているため、以下をよく読んで接し方を変えてみてください。
心がけるべきこと
そもそもの心構え
「手伝います」「協力します」「参加します」
はNGワード。
いずれも他人事です。
事務局や代表に押し付けてるだけで当事者意識がありません。
これらのフレーズは、よかれと思って放つものでしょうけれども、事務局や代表のモチベーションを下げます。
「参画する」という意識を持ち、「一緒に活動する」スタンスを忘れないようにしましょう。
依頼事項へ速やかに対応すること
年会費等は、期限までに必ず払うこと
未納入の人たちの管理、督促は事務局にとって大きな負担になります。
会費を期限までに納めない人は禁煙化推進の敵と言っても過言ではないくらい、事務局運営や禁煙化推進団体の運営そのものに負担をかけます。
出欠の返事は期限までにすること
出欠の依頼をメール等で発信しても、一向に返事をしない人がいます。
連絡先としてそのメールアドレスを伝えている以上、速やかに返事をしましょう。
メールの返信の速さは信頼関係の表われです。
「バタバタしていたのでお返事が遅くなりました」は、自ら「私はお前を軽く見ているので優先順位を下げてました」と言っているようなものなのでやめましょう。
また、ドタキャンは迷惑をかけるどころか、懇親会の場合は幹事が店の信用を失うので、安易にしないようにしましょう。
なお、欠席の返事は、団体全体の士気を下げるため会員全員に向けてメーリングリストに返信するのではなく、幹事のみへ返事しましょう。
与えられた役割は締め切りまでに
医療従事者や学者には、寄稿などの依頼事項は遅れて当たり前という認識があるようです。
その先の工程があるので遅れるとその調整をするのは事務局の負担になり多くの人に迷惑をかけます。
期限までの対応が無理なら、初めから「できない」と言いましょう。
事務局の負担軽減への協力を
コミュニケーションツールの合理化
ペーパーレス、FAXレス、電話レスができるだけでも事務局の負担は格段に上がります。
なるべく電子的なやりとりですむように自分たちの環境も合わせていきましょう。
役割の分担
少しでも引き受けられる事項があれば、役割を引き受けましょう。
分担できると事務局が助かるものには以下のものがあります。
- 会計業務
- 対外的な要望書や、対内的な報告書作成業務
- ホームページや公式SNSの運営
- メーリングリストの運営
- イベントに向けた資材調達
- イベント実施に向けた会議などへの出席
- 懇親会等の幹事
やめてほしいこと
男女関係の解決を事務局に持ち込むこと
個人的ないざこざを、事務局へ持ち込まないでください。
他の政治課題や社会問題を持ち込むこと
団体の会合で、原発問題や環境問題の署名を求めてきたり延々と演説を始めたりする人がいます。
あくまで「禁煙化」を目的とした団体なので、他の政治課題や社会問題、特に「さまざまな意見」があるものを持ち込むのは人間関係に支障をきたす可能性もあり迷惑きわまりありません。
団体の名義・肩書を使って過激な情報発信や要望を行うこと
医療従事者ではない一般の人にありがちですが、所属している団体の名義や肩書をSNSで掲示したうえで、過激な情報発信をしたり、あるいは行政や地元企業に過激な要望をしたりする人がいます。
実例として、団体に所属していることをプロフィールに書いておきながら殺人について肯定的な発言をTwitterで繰り返したり、名刺に肩書として団体名と役職を書いておきながら恫喝に近い要望を行政にしたり、と団体の名誉を損なうようなことがありました。
所属する団体の肩書を用いてよいかは、役員に必ず確認しましょう。
事務局へのねぎらい
以下のようなことを時々すると、事務局も大いにモチベーションが上がります。
- 日頃の下支えに対する感謝の言葉
- 代表や事務局からの発信に対するポジティブな返事
（代表や事務局は、無反応なのが一番つらいです） - たまには会をあげて感謝の会を設けて、ごちそうする